GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI – WHISTLEBLOWING

La segnalazione può essere effettuata da “chiunque”. In particolare vi rientrano tutti coloro che operano nel “contesto lavorativo” di Ford Italia S.p.A. (“Ford Italia o la “Società” o “noi”),  tra cui: I lavoratori subordinati, i lavoratori autonomi, liberi professionisti e consulenti, tirocinanti che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società, azionisti, persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza delle Società, nonché  soggetti esterni che intrattengono con  noi rapporti d’affari/commerciali.

Per “contesto lavorativo” si intendono le attività lavorative o professionali, in essere o  passate, svolte nell'ambito dei rapporti lavorativi sopra indicati.

È possibile segnalare atti e/o comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscono violazioni, o fondati sospetti di violazioni, di:

• normative nazionali (illeciti civili, amministrativi, penali, contabili)
• diritto dell’Unione Europea previste dal Decreto Legislativo n. 24/2023 (“Decreto Whistleblowing” o  “Decreto WB”)
• principi sanciti nel Codice di Condotta della Ford, del Modello di Organizzazione e Gestione ex D.lgs. 231/01, delle procedure, linee guida, policy, regole aziendali o istruzioni operative di Ford che possano tradursi in frodi o in un danno anche potenziale, nei confronti di colleghi, azionisti e stakeholder in generale o che costituiscano atti di natura lesiva o illecita degli interessi e della reputazione stessa dell'azienda.

Non godono delle tutele del Decreto WB le segnalazioni aventi ad oggetto rivendicazioni o richieste legate ad un interesse personale della persona segnalante, che attengono esclusivamente al proprio rapporto di lavoro o a rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Non sono inoltre comprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni già di dominio pubblico, nonché le indiscrezioni acquisite solo sulla base di vociferazioni scarsamente attendibili.

Caratteristiche delle segnalazioni:

E’ necessario che risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati.

E’ utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione nonché di soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Chi intenda effettuare una segnalazione può utilizzare il canale interno di segnalazione SpeakUp ed ulteriori canali condivisi tra le società del gruppo Ford individuati nel Codice di Condotta nella sezione “Segnalare le Violazioni e prevenire le ritorsioni”. Per l’Italia le segnalazioni tramite posta elettronica possono essere inviate all’indirizzo email: wblowing@ford.com.

Le segnalazioni in forma cartacea possono essere inviate al seguente indirizzo: Ford Italia S.p.A. – whistleblowing – Comunicazione riservata al gestore delle segnalazioni Whistleblowing – via del Serafico 89 – 00142 Roma

In tal caso la segnalazione deve essere inserita in due buste chiuse: la prima con i dati del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento e la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno essere inserite in una terza busta chiusa che rechi la dicitura: Comunicazione riservata al gestore delle segnalazioni Whistleblowing.

Ferma restando la preferenza per il canale interno, il Decreto WB prevede la possibilità di effettuare una segnalazione attraverso un canale esterno. ANAC, è competente ad attivare e gestire detto canale che garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Le condizioni per ricorrere al canale esterno presso ANAC:

1. Se il canale interno obbligatorio  non è attivo, oppure è attivo ma non è conforme a quanto previsto dal legislatore in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni;
2. La persona ha già fatto la segnalazione interna, ma non ha avuto seguito;
3. La persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna  alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, oppure  questa potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
4. La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il d.lgs. n. 24/2023 introduce un’ulteriore modalità di segnalazione consistente nella divulgazione pubblica. Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Le condizioni per poter effettuare una divulgazione pubblica sono:

1. ad una segnalazione interna a cui l’amministrazione/ente non abbia dato riscontro nei termini previsti abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli
2. la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli.
3. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
4. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito.

Nel rispetto delle previsioni di legge Ford garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma di ritorsione o discriminazione nei confronti del segnalante in conseguenza della segnalazione, nonché nei confronti di terzi connessi al segnalante, quali facilitatori, parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato alla Ford.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.